Законченная работа сотрудника (ЗРС). Как поднять ответственность сотрудников

Самая большая и самая старая проблема у предпринимателей, руководителей и владельцев бизнеса — безответственные сотрудники.

Обычный день руководителя похож один на другой, как две капли воды, прямо как в фильме «День сурка». Помните, сначала герой фильма, Фил Коннорс, был невероятно рад тому, что с ним приключилось — он развлекался, ел, пил, курил, кутил и наслаждался жизнью. Но потом энтузиазм стал куда-то пропадать, ему стало надоедать и в конце концов его жизнь превратилось в ночной кошмар.

Примерно так же выглядит жизнь руководителя — «тушение пожаров» и бесконечный поток сотрудников с различными проблемами превращают его день в однообразное и, в конечном счете, скучное или вообще ненавистное занятие. Компания перестает расти, потому что сотрудники не могут самостоятельно принять важное решение, им обязательно нужно «посоветоваться с руководством».

В нашей компании данная проблема решена почти на 100% с помощью инструмента под названием «ЗРС». Это аббревиатура означает не «замученный рогатый скот», а «завершенная работа сотрудника».

Сегодня я хочу поделиться с вами этой технологией и приведу вам большую цитату автора технологии управления:

Законченная работа сотрудника (ЗРС). Как получить одобрение действий и проектов?

Существует термин «законченная работа сотрудника», который используется уже давно, и который мы будем теперь использовать для того, чтобы уменьшить количество искусственно созданной работы и увеличить скорость выполнения действий.

Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная начальнику подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от него требовалось только отметить: «Одобрено» или «Не одобрено».

А вот то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создаёт излишнее движение: кто-то посылает недостаточную информацию и требует решения. Поскольку руководителю необходимо больше информации, чем представлено, он вынужден надевать шляпу этого человека и собирать недостающие данные, используя своё собственное время и свои собственные линии. Он вынужден затем придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты.

Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что его линии, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Его корзина с надписью «Отложенные» переполняется, и в результате возникает неразбериха.

Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника». Она не закончена потому, что руководитель должен закончить её, делая следующее:

1. Собирая данные, необходимые для принятия решения. 2. Вырабатывая решение, которое будет основано только на письменных данных. 3. Выпуская приказы, вместо того чтобы одобрять их.

Если вы сильно злитесь на своего босса, вы можете всегда уничтожить его «незаконченной работой сотрудника». Не собрав данных, составляющих полную картину происходящего, вы направляете ему обрывок тревожных сведений. Это заставляет его проделывать всю работу по сбору информации. Вы не предлагаете никакого решения. Это заставляет его приходить к решению, основываясь на анализе данных, проведённом на расстоянии; такие решения часто ошибочны, так как они принимаются при отсутствии всех необходимых данных. Затем вы заставляете его выпускать основанные на произвольных решениях приказы, имеющие большое воздействие, которые на некоторых участках работы могут привести к расстройствам и испортить его репутацию. Вот так можно отомстить боссу. И даже при отсутствии намерения навредить, посылаемая боссу «незаконченная работа сотрудника» навредит ему, вынуждая его запрашивать информацию — направляя послания по уже загруженным линиям, заставляя его делать предположения относительно данной ситуации, заставляя его стряпать решения, которые могут быть нереальными, и навязывая ему роль тирана.

Теперь, когда мы увидели негативную сторону, давайте рассмотрим позитивную. «Законченная работа сотрудника» — это подборка информации в виде послания, или пакет, в которых:

1. Излагается ситуация. 2. Предоставляются все данные, необходимые для её решения. 3. Предлагается решение. 4. Имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить это решение.

Если в обязанности руководителя входит подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, следует указать, что необходимы подписи.

Если вы хотите сохранить свой пост или если вы хотите продолжать заниматься своим проектом, не настаивайте на том, чтобы руководитель собирал данные, которые должны собирать вы, придумывал решение, к которому должны прийти вы — человек, более знакомый с происходящим, и не ставьте руководителя в такое положение, когда он должен выпускать нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.

Известно, что любая связанная с этим ошибка в прошлом совершалась потому, что вы точно не знали, чего хотел руководитель.

«Законченная работа сотрудника» — вот чего хочет руководитель. В этом случае у вас есть ваша шляпа, вы можете делать больше, для того чтобы помогать, линии организации могут оставаться более свободными, и послания по ним будут проходить быстрее.

Этому были хорошие примеры в прошлом. Давайте сделаем это правилом.

Конец цитаты.

И в конце, я бы хотел привести пример того, как используется этот инструмент:

СИТУАЦИЯ: Содержит ситуацию (отклонение от идеальной картины), которую необходимо уладить.

ДАННЫЕ: Все данные, цифры, планы, расчёты, необходимые для разрешения ситуации. Приложите любые документы или письма, которые требуют подписи руководителя. Приложите необходимую дополнительную информацию.

РЕШЕНИЕ: Изложите решение, которое вы предлагаете.

Желаю вам успехов!