Бывало ли у вас такое, что вы были погружены и вовлечены буквально в каждый проект, каждую проблему или функцию в вашей компании? Почему так получается? Хотелось бы вам, чтобы ваши сотрудники были более самостоятельны и с другой стороны обеспечивали действительно надёжный результат? Результат, который вы планировали получить? Действительно бывает так, что недостаточный контроль со стороны руководителя может приводить к ошибкам и замешательству. Но чрезмерный контроль и излишнее вмешательство в дела сотрудников могут создавать сложности и напряжённые отношения как для сотрудников, так и для руководителя и владельца.
Каково же решение?
Давайте рассмотрим такие инструменты управления как оргполитика и приказы разницу между ними!
Оргполитикой можно назвать все базовые, все основные принципы, правила и успешные действия, которыми руководствуется в своей работе любая компания. Формулировки могут быть достаточно широкими и фактически должны говорить: «Вот таким образом мы в нашей компании ведём дела и выполняем такие-то вещи…». Положения оргполитики могут отражать как общие принципы ведения дел, так и описывать конкретные моменты, процедуры, правила распорядка.
Вот некоторые краткие примеры оргполитики:
- Всё программное обеспечение в нашей компании должно быть лицензионным.
- Для начисления комиссионных заключённый договор должен быть одобрен руководителем отдела продаж.
- Необходимо подавать заявление на отпуск не менее, чем за две недели но желаемого срока отпуска.
Вся оргполитика составляется и одобряется высшим руководством. Это нечто достаточно неизменное, проверенное на опыте. Оргполитика представляет собой общие правила и руководства к действию. (Сотрудники и руководители, конечно, могут вносить предложения относительно изменений, дополнений или новой оргполитики, но оргполитика компании всегда-всегда одобряется высшим руководством.)
ПРИКАЗЫ в свою очередь представляют собой конкретные указания или инструкции для выполнения какого-то задания, задачи или для улаживания какой-то отдельной ситуации. Приказы как правило относятся к какому-то определённому моменту или периоду времени. Например, «в связи наступлением летнего периода, график работы компании изменяется и будет…». В отличие от оргполитики приказы может издавать руководитель любого уровня для решения конкретной ситуации (при условии, конечно, что они не противоречат общей оргполитике компании).
Примеры приказов:
- Всю продукцию, оставшуюся на складе Б, продавать с 15 % скидкой.
- Расписание работы наших магазинов в праздничные дни со 2 по 9 января (такое-то).
- В связи с ремонтом основной лестницы будет открыт пожарный выход (до окончания ремонтных работ в пятницу).
- Необходимо провести внеплановую инвентаризацию на складе № 2 до понедельника.
Таким образом приказы издаются применительно к какой-то ситуации, состоянию. Они определяются определённым обстоятельством. В том числе бывают ситуации, когда приказ должен быть издан, чтобы вернуть в действие или закрепить применение какой-то существующей оргполитики (которая перестала применяться по какой-то причине). Но это также частный случай применения для разрешения определённой ситуации.
Любые приказы издаются в рамках существующей оргполитики и не должны ей противоречить. «Кратковременным» исключением могут быть только чрезвычайные ситуации и форс-мажорные обстоятельства (но это действительно исключительные обстоятельства).
Чтобы избежать замешательства и ошибок в деятельности компании:
- напишите оргполитику компании (начните с малого и потом постепенно дополняйте её необходимыми положениями);
- доведите оргполитику компании до всех сотрудников компании. Естественно, у вас будет и такая оргполитика, которая может иметь отношение только к какой-то части организации или только к руководящему составу. О том, кто и что должен знать — вы принимаете решение на основе опыта и здравого смысла. Главное — чтобы ваши сотрудники были ознакомлены с основными положениями оргполитики компании и знали, где их можно прочитать;
- обеспечьте, чтобы все новые сотрудники компании постепенно ознакамливались с оргполитикой компании. Сначала с самой основной, а затем и другими правилами и положениями.
Желаю вам успехов и процветания!
Евгения Сухарева
