Чего только не подразумевают под этими словами консультанты и гуру разной степени модности. От составления расписания рабочего дня в ежедневнике, до по-секундных «фотографий рабочего дня». Все эти вещи правильные, даже чрезвычайно полезные. Однако «тайм менеджмент» это более широкое понятие.
Я знаю, что многие из вас — умные люди и сразу полезут в словари. Для облегчения вашей работы я сделал это сам, приведу несколько определений:
Тайм менеджмент (Словарь менеджмента): подраздел менеджмента, изучающий методы, которые позволяют руководителю эффективно расходовать собственное рабочее время.
Для того, чтобы управлять временем, полезно знать точное определение этого понятия. К сожалению, оно относится к одному из наиболее запутанных. Неподготовленный человек, пытаясь разобраться с этим простым (на первый взгляд) термином по словарю(ям) накличет головокружение.
Вот несколько словарных определений с моими комментариями.
Время (Энциклопедический словарь):
- Показатель скорости движения (видите — время определяется через скорость, но если посмотреть скорость, то она определяется через время, так ничего и, не объясняя — В. М.).
а так же
- Одна из основных — наряду с пространством — форм существования материи, выражающая длительность бытия и последовательность смены состояний всех материальных систем и процессов в мире (в философии, максимально приближенное к правильному, однако очень туманное и запутанное определение, которое сложно понять и применить с какой-либо пользой).
- Продолжительность происходящего или существующего, измеряемая годами, месяцами, днями и т.п. (тоже близко к истине, но непрактично для целей управления временем).
Однако, дальше всех продвинулся Библейский словарь:
- Размышляя о времени, не следует забывать слов Спасителя, которые Он сказал Своим ученикам: «…не ваше дело знать времена или сроки». (Деян.1:7). Исходя из этого, можно с уверенностью сказать, что никто из людей не сможет когда-нибудь точно объяснить значение этого понятия.
Как писал автор технологии управления: «Техническое определение глупости таково: незнание времени, места, формы или события».
Так что с уверенностью можно тут сказать одно — не очень-то умными хотел сделать своих читателей господин Вихлянцев, который составлял этот словарь, если с такой «уверенностью» так интерпретировал фразу Иисуса. Сам Христос наверное весьма удивился бы приведенной выше трактовке, основанной на вырванном из контекста изречении.
В лекциях и книгах автора есть несколько ценнейших данных о времени и об управлении временем. Я приведу лишь некоторые из них, которые попроще (сложные техники и процессы — тема для серьезного обучения, а не для обзорной статьи).
Во-первых, само определение времени. Будучи физиком-ядерщиком по образованию, автор технологии управления в своем «Филадельфийском докторском курсе» (76 интереснейших, насыщенных уникальной информацией аудио-лекций по философии) дает определение времени, как «ощущению или видимости изменения объектов».
Например, как вы узнаете, сколько прошло времени? Вы смотрите на изменяющийся объект и прислушиваетесь к собственным ощущениям. В вашем теле происходят постоянные процессы изменения (дыхание, сердцебиение и т.д.) которые тоже являются объектами вашего восприятия и создают ощущение времени. Вы смотрите на стрелки часов (они меняются), на солнце и луну (они изменяют положение), на освещенность (она меняется) и т.д. и все это создает у вас ощущение того, что прошло какое-то время.
Давая определение времени, как субъективному ощущению, автор открывает путь для субъективного (самостоятельного) изменения времени. Если вы можете изменить ваше восприятие скорости изменения вещей, то вы можете изменить время. А вы можете.
Вот вам упражнение, которое лежит в основе тайм-менеджмента. Возьмите часы с секундной стрелкой или электронные. Понаблюдайте, как проходят 10 секунд. Когда истечет 10‑я секунда, подумайте, сколько и чего вы бы успели сделать за это время. Потом сделайте так еще и еще раз. Постарайтесь ускорить свое восприятие мира, представив, что вы увеличиваете скорость своих движений. Сколько вы можете сделать теперь за 10 секунд?
Для чего нужен тайм менеджмент? Для того, чтобы просто успевать больше сделать.
Человек проживает рабочий день. Он работает с комфортной для него скоростью. Успевает сделать какой-то объем работы. Но хочет успевать сделать больше. Это происходит по различным причинам. Либо он перегружен делами, и не успевает. Либо хочет просто повысить эффективность. Может быть, у него сдельная оплата труда. Или горят сроки проекта.
Скорость изменения — весьма субъективное понятие. То, что для одного «слишком медленно» для другого «непереносимо быстро». Спросите мотоциклистов. Вы услышите (на полном серьезе): «Я попал в плотное движение и плелся со скоростью 160 км/ч». А те же 160 км/ч. доведут кого-нибудь до инфаркта, особенно, если посадить его на мотоцикл. Ощущение скорости может быть очень быстрым или крайне замедленным.
Наркоману день кажется пятью минутами, настолько он замедлен. Знаете анекдот? Сидит наркоман на балконе, мимо пролетают три подряд огненных шара. Он очень удивляется, начинает думать об этом странном явлении… Возвращается с балкона в квартиру… Мать спрашивает его: «Что ты делал на балконе трое суток?».
Для пятилетнего ребенка наоборот — один день тянется столько же, сколько для среднего взрослого тянется неделя. Он гулял во дворе целое утро! Это было длинное-длинное время, наполненное массой приключений. А через двадцать лет этот же человек просыпается, почесывается, завтракает, только садится работать — уже и обедать пора. Замечали?
Составлять расписание дня вы, возможно, умеете. А вот пробовали ли вы изменить свое ощущение времени?
Я бываю иногда на телевидении. Один раз в студии слышал разговор тележурналистов: «До эфира еще полно времени, целых 30 секунд» (со скучающим выражением лица). А для кого-то 30 секунд это вжик!
Человек, печатающий со скоростью 30 знаков в минуту, успеет напечатать в 10 раз меньше, чем человек, печатающий со скоростью 300 знаков. Они могут работать вместе и получать одинаковый оклад за рабочее время. Это и есть основа тайм менеджмента — ощущение времени, и как следствие количество изменений в единицу общепринятого времени.
«Он много успевает», — так говорят о человеке, для которого комфортна высокая скорость.
Кто-то хаотично делает много лихорадочных движений, на самом деле успевая не так уж и много свершить. Этот человек пытается действовать со скоростью большей, чем для него комфортно. «Я печатаю со скоростью 600 знаков в минуту! Правда, такая ерунда получается…».
Кстати, Дианетика помогает за очень короткое время невероятно увеличить комфортный порог скорости — я проверял на себе. Если вы не читали эту книгу («Дианетика, современная наука о разуме»), обязательно прочтите ее. Она есть в любой библиотеке, много где продается (рекомендую издание 2007 года на русском, которое является великолепным переводом оригинального текста. Более ранние переводы очень тяжелые, читатель может легко запутаться).
Есть множество административных принципов, которые хоть и менее действенны, чем повышение внутренней скорости восприятия, тем не менее, помогают «запихнуть» в одну единицу времени больше дел. Они описаны уже не в философских работах, а в административной технологии.
Самый первый из этих принципов — не делать одно дело два раза. Это достигается за счет того, что вы даже не начинаете браться за какое-то дело, если не готовы прямо сейчас довести его до конца. Вам приходит почта. Вы прочитываете ее и откладываете. Через несколько часов возвращаетесь к ней, читаете еще раз и отвечаете. Видите? Вы сделали работу дважды. Первый раз можно было даже не читать, если вы не были готовы тут же ответить. В то время, как вы читали, можно было сделать что-то еще. Так вы и экономите время.
Следующий инструмент — это планирование. Система планов (стратегические, тактические, краткосрочные) с выполнимыми задачами и конкретными сроками организовывает, помогает скоординировать деятельность и произвести меньше лишних движений.
В стандарте администрирования «бережливое производство» (Lean production) приводится семь типов излишнего движения. В административной технологии — пятьдесят три, с подробным объяснением, как устранить каждый из них. Но это не тема данной статьи. Я просто хотел отметить, что само искоренение лишних движений приводит к экономии времени.
А также в тайм-менеджменте можно использовать оптимизацию способов коммуникации, так как именно на коммуникацию тратится наибольшее количество лишнего времени. В этом прекрасно помогает стандарт администрирования «Модель административного ноу-хау», разработанный специально для оптимизации взаимодействия всех подразделений компании. Мы даже можем помочь вам автоматизировать данный стандарт, использую компьютерную программу, разработанную специально под него и утвержденную на международном уровне.
Хорошая новость в том, что при помощи изменения собственного ощущения времени вы можете невероятно увеличить свою эффективность, и при этом у вас останется ощущение, что вы работаете не торопясь.
А изучение административных процедур помогут использовать время максимально эффективно.
Для того, чтобы оптимизировать время, нужно сначала создать его. Приведенное выше упражнение вам поможет.
А насчет обучения — если вы захотите внедрять на предприятии стандарт «Модель административного ноу-хау», то одним из этапов будет работа с нашим учебным центром. Мы пришлем специалиста, чтобы он обучил ваших сотрудников и руководителей. В программу обучения можно будет включить инструкции по оптимизации рабочих процессов и эффективному использованию времени.
Один из этих курсов так и называется «Как повысить эффективность работы вашей компании». После внедрения стандарта вы будете иметь право предоставлять всем сотрудникам это обучение силами собственных специалистов.
Видите, у вас множество возможностей. Пользуйтесь.
Вадим Мальчиков
Президент Академии Вадима Мальчикова
