Наверняка вы хоть раз в своей деятельности сталкивались с тем (или как минимум наблюдали), что когда случается какая-то непредвиденная, тем более чрезвычайная ситуация, то она начинает оттягивать внимание многих (а иногда и «всех») сотрудников и руководителей компании. Люди могут «бросить» свои дела и кинуться улаживать «пожар».
Понятно, что если прорвало трубы и офис заливает так, что воды уже по колено, то по «понятным причинам» отдел продаж не будет сидеть посреди этой «лужи» и продолжать общаться с клиентами. Но посмотрите, как часто бывает, что «вода перекрыта», документы спасены и лежат в сухом месте, а люди продолжают заниматься только тем, что справляются с последствиями такого «кораблекрушения». Данную ситуацию можно рассматривать как в прямом, так и в переносном смысле. Понятно, что любой «потоп» может оставить достаточно много последствий, которые также нужно будет «разгребать». Но обратите, пожалуйста, внимание на то, что если сотрудники всем составом три дня будут заниматься только улаживанием последствий «потопа» (а ещё хуже, если они будут главным образом заниматься обсуждением этого инцидента и перебирать все охи и ахи), то скорее всего скорее всего на следующей неделе у них уже могут начаться проблемы и зарплатой. А у компании — и более широкий «спектр» проблем.
Нештатная ситуация может касаться непосредственно производства или предоставления услуг компании — например, возникают проблемы с каким-то поставщиком и срочно нужно найти нового, а потом ещё и доставить и перестроиться и т. д. Или что-то сломалось. Или идёт много нареканий на качество.
В статье «Как составлять программы для организации: исправления и дополнения, последовательность внесения исправлений в программу» даны чёткие шаги, которые необходимо выполнять, чтобы справиться с любой «нештатной», неожиданной ситуацией:
«1. У организации есть проблема, связанная с её деятельностью и выживанием.
2. До тех пор, пока эта проблема не решена, дела в организации не будут идти хорошо, и организация даже может разориться».
На самом деле технология, описанная в этой статье, относится не только к каким-то негативным ситуациям. Это могут быть и ситуации, когда компания начинает какое-то новое направление деятельности — осваивает выпуск нового продукта, открытие новой области, нового магазина и т. д. Если это делать «обычным» образом, то есть пытаться это «встроить» в существующие производственные процессы или на линии предоставления, то это тоже может превратиться в чрезвычайную ситуацию.
Как же справиться с теми проблемами, которые перечислены выше:
«3. Решением проблемы на самом деле является деятельность организации или ряд определённых действий. Мы называем это ПРОГРАММОЙ».
Понятно, что когда у вас «потоп» или «пожар», то тут не до программы и каждый помогает, чем может. Но когда «воду перекрыли» или «пожар потушили» и нужно устранять последствия, то этим должна заниматься отдельная «команда» или отдельный человек. А обычные линии производства и предоставления должны как можно скорее заработать в штатном режиме.
Также и любые новые идеи — открытия новых направлений, выпуск новых продуктов, обкатка новых услуг, должна осуществляться отдельно.
Далее в той же статье:
«4. Чтобы определить, какая программа нужна, и чтобы организовать её выполнение, человек находит какое-нибудь решение и начинает осуществлять его на линиях, независимых от линий организации как ОСОБЫЙ ПРОЕКТ, используя специально выделенных для этого сотрудников и финансы.
5. После того как особый докажет свою эффективность и в особенности рентабельность, его выполнение переносят на линии организации в том виде, в каком он был проработан как „особый проект“, и его выполняют те же сотрудники, которые над ним работали.
6. Обычно особые проекты выполняются под руководством офиса владельца или под руководством одного из заместителей директора организации. Программы затем выполняются соответствующими подразделениями организации».
Таким образом вы можете, не ломая существующие производственные линии, и справиться с нежелательной ситуацией и наоборот — создать что-то новое, желательное!
Желаю вам успехов и процветания!
Евгения Сухарева
