Многие наверняка слышали, что в системе управления существует такое понятие, такой термин как «шляпа». Когда человек слышит его впервые в приложении к менеджменту, то ничего кроме недоумения или смеха это слово не вызывает. Тем не менее при последующем разъяснении становится понятно, что это забавное казалось бы слово, вернее идея в нем заложенная, помогает решить в организации множество проблем и существенно повысить эффективность сотрудников и компании в целом.
Итак, «Шляпа — наименование поста в организации и работа, которая к нему относится. Здесь проводится аналогия с тем фактом, что у представителей многих профессий, как, например, у железнодорожников, тип фуражки является символом выполняемой работы. Термин „шляпа“ также используется по отношению к записям, контрольным листам [спискам для изучения материалов, относящихся к посту и практических заданий для освоения навыков] и подборкам материалов, излагающим цели, ноу-хау и обязанности поста».
В чем-то это похоже на «должностную инструкцию» — но это гораздо более полный материал, содержащий в отличии от должностной инструкции, ряд данных, которые позволяют человеку действительно выполнять свою работу!
Достаточно часто задают вопрос — из каких же конкретных материалов и разделов должна состоять «шляпа какого-либо поста»? Что туда должно входить? Ниже перечислены основные материалы и данные, которые должны входить в «шляпу поста» (любого поста). Обратите также внимание на то, что эти материалы вы можете собирать, составлять и совершенствовать постепенно. Подборку таких материалов можно дополнять в процессе работы — описанием успешных действий, описанием новых процессов и оборудования и т. д.
Шляпа должна содержать следующее:
- Цель поста.
- Его относительное положение на оргсхеме.
- Описание поста (обычно составляется тем, кто занимал данный пост до того, как был на нем сменен, и в этом случае не имеет большей силы, нежели просто совет).
- Контрольный лист для изучения материалов поста (это могут быть выпуски по оргполитике [правила компании], написанные владельцем или руководителем, руководства, книги, фильмы и т. д. (любые материалы)) — в определенной последовательности изучения, с каким-то практическими заданиями или/и тренировками, чтобы человек мог реально освоить материалы, получить навыки.
- Полная подборка всех возможных материалов, перечисленных в предыдущем пункте.
- Экземпляр оргсхемы структурного подразделения организации, к которому относится этот пост (обычно отделение).
- Схема потоков, отражающая, какие частицы [люди, физические объекты, послания] приходят на пост, какие изменения необходимо производить с этими частицами и куда их потом направлять.
- Формулировка продукта (продуктов) поста.
- Статистика (статистики) поста, а также статистики секции, отдела и отделения, в которых находится пост.
Евгения Сухарева
